一、出国手续

1. 填写出国申请：请登陆我校全日制研究生管理信息系统-因公出国（境）模块下填写因公出国（境）申请，上传邀请信扫描件。填写完整后导出打印申请表格。请办理两份原件表格，一份学院（系）留档3年，一份学生留存。

（1）出访时间和会议时间：会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。出访时间请填写出入境中国大陆时间（提示：在邀请函基础上加上实际路程时间，前后亚洲内不超过2天，亚洲外不超过3天。出发时间为离开中国境时间，回来时间为抵达中国境时间）。根据《我校关于研究生公派出国管理的暂行办法（浙大研院【2006】19号）》，研究生公派出国进行联合培养，出访期限一般不超过一年。短期项目（≤90天）出访时间根据出访任务而定。

（2）邀请信扫描件：邀请函内容须符合我校印发《我校关于因公临时出国（境）审批与管理工作的规定》的通知的规定。须使用正式抬头纸，邀请人手写签名，如邀请信为非英语的外语语种书写，必须附上导师签名认定的中文翻译件。

（3）定向、委培生申请出国（境）：需上传本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函（和邀请信扫描件合并成一个pdf上传系统），并同时到本人工作单位办理出国（境）手续和出国（境）任务批件。

2. 出国（境）审核：请携带（1）我校研究生出国（境）申请表原件2份和（2）邀请信扫描件及（3）其他相关证明材料（如定向、委培生单位同意派出函），先后递交至导师、学院（系）研究生科、学院党政领导等签署意见、签字，最后加盖学院（系）章。学院（系）审核材料后，在研究生管理系统-因公出国（境）模块网上审核通过并留存1份纸质申请表3年。学院（系）网上审核通过后，学生即可办理后续手续。

3. 研究生因公出国（境）状态变更（延期回国/提前回国/转校/转导师）办理流程（一次出国记录限申请一次）：若因学习、研究需要确需变更出国时间、学校、导师的，请根据《我校研究生因公出国（境）状态变更（延期回国/提前回国/转校/转导师）办理流程》在派出时间到期前一个月申请国（境）外状态变更。

4. 其他注意事项：

（1）顺访任务：如有两个时间（根据邀请信时间判断）相连的出访任务，则请学生将两个邀请函合成一个PDF上传，出访信息填写主任务（第一个任务）即可，但是出访时间要填写两个出访任务的总时间（即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间）。如两个任务出访时间不相连，则不能申请顺访任务。如该任务获得国际会议资助，主任务须为国际会议，且主任务时长须大于顺访任务时长。

（2）出国(境)时间超出学习期限：出国（境）前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续：登陆我校研究生信息服务平台，填写并打印“我校研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”，异动类型为延长学习年限；填写内容为：延期时间（异动起始截止日期）、异动事由。

（3）出国（境）时间有变更：（1）90天以上出国（境）任务：A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下，出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的，可视作按期出访。B. 出访人实际出访时间提前或延期超过2周的，或出入境中国大陆月份有变动的，请联系学院（系）退回出国（境）申请，学生修改申请表后重新提交出国（境）申请。C. 在邀请单位、出访地、出访总天数有变动的情况下，学生需要联系学院（系）退回申请，修改申请表后重新提交出国（境）申请。若不修改出国时间，将按原申请时间办理学籍异动手续（出国申请审核通过后，自动生成学籍异动记录）。（2）90天以下出国（境）任务，出国（境）时间如有变动，请联系学院（系）退回出国申请，修改出国时间后重新提交申请。

（4）境外交流期间赴第三国或其他地区：如申请人正在境外交流，欲前往第三国或其他地区参加国际会议等任务，须由本人书写申请报告，国内导师签署意见，国外导师（如有）出具意见函并手写签字，递交学院（系）研究生科，申请报告经学院（系）分管领导签署意见加盖院（系）公章，并在学院（系）留档3年。如果申请人该任务已在学院（系）备案，且须在校内走报销流程，相关报销流程请咨询学校计划财务处。

（5）添加出访学校：如系统中没有出访学校，请学生书写“添加出访学校申请”，导师签署意见并签字；请将出访学校中英文官方名称、官方网址、学校简介，以及导师签署意见签字的申请（作为附件）发邮件（邮件名和申请报告名均命名为“添加出访学校申请”）至yjsy_pyc@zju.edu.cn。

（6）添加国际会议：请联系学院（系）研究生科老师在系统中递交新增国际会议申请。

（7）如两个任务时间相近，来不及提前在系统中填写第二个任务的出国（境）申请：请从系统中导出我校研究生因公出国（境）申请表，手动填写第二个任务的相关信息，联系学院（系）提前线下办理因公出国（境）申请审批手续，等完成第一个任务回国手续后再在系统中补办第二个任务的线上出国（境）手续。

（8）岗位助学金发放问题：相关事项请参考《因公出境研究生岗位助学金的发放说明》或咨询学籍管理办公室（紫金港校区西区研究生教育综合楼803，0571-88981401）。

5. 出国后续手续：

（1）派遣证明/资助证明：如办理签证需要，请根据《【派遣证明】转发外事处、本科生院、研究生院关于简化学生办理因公出国签证所需派遣证明手续的通知》前往学院（系）开具派遣证明。

（2）护照：若尚未办理护照，请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核，办理户籍处理手续（详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》），再到公安局办理因私护照。

二、返校手续

回国两周内，请尽快及时办理返校手续，否则无法做学籍恢复处理，以致影响岗位助学金的发放和医疗保险的办理。

1. 回国返校手续：

（1） 填写回国资料：请在研究生管理系统-因公出国境-回国资料模块填写并上传回国资料。 “护照出国回国日期”请填写护照上盖章的出入境中国大陆时间。请将（1）护照个人信息页、（2）出入境记录（出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录）、（3）1000字以上回国总结、（4）2-3张在外交流照片等合并成一个pdf文件后上传到系统，国家公派、校派、人文社科、学术新星计划、陆氏基金、短期交流项目等项目回国资料具体要求请参考项目要求。

（2） 返校学院报到：网上填写信息后打印表格，请本人持我校公派出国研究生回国报告书、回国总结、护照原件等相关资料至学院（系）报到办理入境复学手续。学院（系）研究生科老师须见到学生本人并核实护照及出入境记录等相关信息后，网上审核通过并将纸质材料留档3年。学生应在回国2周内办理返校手续，本人携带护照原件等相应材料至学院（系）报到。根据《我校关于印发《我校研究生学籍管理实施办法》的通知》（浙大发研〔2017〕115号），研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动；或出国（境）未经学校批准逾期2周以上未归的，应予退学。如实际回校日期在回国后2周以上，须学生递交情况说明，导师签署意见并签字，学院分管领导签署意见并签字加盖院章，该情况说明纸质版学院（系）留档3年，电子版和其他回国资料合并成一个pdf文件上传系统回国资料。

2. 学籍注册手续：“回国资料”学院（系）审核通过后，请到学院（系）办理学籍注册手续。如果过了注册时间，请学院（系）负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室（wl@zju.edu.cn）申请补办注册，请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助学金发放问题请参考因公出国境研究生岗位助学金发放说明。

3. 实际未出国办理：如已填写出国申请、学院（系）均已审核通过但实际未出国，请根据实际情况撰写实际未出国境情况说明（内容包括本人在读信息，本次申请出国境信息，未出国境原因），导师签署意见并签字，学院（系）分管领导签署意见并签字加盖院章，请在研究生管理系统-因公出国（境）-回国资料-“回国资料上传”中选择“实际未出国”，并将实际未出国境情况说明扫描件和相关证明材料扫描件合并成一个pdf文件后上传。学院（系）保留纸质版文档，留档3年。

4. 若有报销任务：凭因公出国境申请表、学院（系）盖章的签证费、保险费发票等相关原始票据至学校计财处办理，学生出访无需事先至行政服务办事大厅外事处窗口领取出国、赴港澳任务批件。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。

5. 《国家公派出国留学协议书》递交：国家公派出国留学人员须按要求签订《国家公派出国留学协议书》一式五份，经留基委审核通过后，将一份协议书正本递交至学院（系）研究生科或相关出国（境）负责老师，由学院（系）留档3年。

研究生培养处

2019年7月2日