各系部所,附属医院:

 

      为建立和完善学部外事工作机制,健全规章制度,规范接待工作的流程,提高外事工作实效,特对学部外事接待工作做出以下规定：

一、 学部国际交流与合作办公室是外事职能部门和工作机构,在学部分管主任领导下负责协调、处理学部的外事工作和涉外事务;并协助学部各部门，院,系,所和附属医院对国外(境外)来访的代表团和个人的接待工作。

 

二、 学部接待重要外事访问团，由学部国际交流与合作办公室提前三个月上报分管外事领导提交学部党政联席会议研究决定。经学部批准后，由学部国际交流与合作办公室和学部办公室共同组织接待工作。接待标准：如由我方承担国际旅费者，原则上按经济舱票价报销（北美，欧洲不超过1200美元）；在杭住宿费原则上每夜不超过400元，对来访的宾客一般宴请一次餐饮标准每人120元以内。对重要宾客或特殊情况需突破以上标准者需由学部分管外事领导批准，国际旅费超标需学部主任或常务副主任批准。

 

三、 学部各部门，院系，附属医院邀请国外院校代表团，临时外籍专家来访，如需学部国际交流与合作办公室配合接待，按以下流程操作：

1、填写外宾来访接待计划表，包括来宾本人和工作单位的背景介绍，来访目的，来访时间，接待方案及费用预算和来源（见附件一），至少提前一个月上报国际交流与合作办公室。接待计划经分管外事领导签字同意后执行，重大外事来访活动要提交学部党政联席会议研究决定。经学部批准后，开始邀请外宾准备邀请函。

2、接待费用，原则上由学部各部门，院系，附属医院自行承担。费用可参照学部接待标准。学部根据来宾出访的目的，背景等，可安排相关领导座谈一次。如需要学部提供部分的经费支持，需提前由学部主任或常务副主任批准。

3、在接待过程中各部门，院系，附属医院和国际交流与合作办公室需明确分工，密切配合，共同做好接待工作。

4、接待活动结束后，各部门，院系，附属医院填写外事活动总结表（见附件二），上交国际交流与合作办公室统一归档。为提高外事接待工作实效，邀请单位应做好访问的后续工作。

 

附件一: 我校医学部外事接待计划申报表

 

附件二: 我校医学部外事接待总结表