广泛的学术交流和科研合作，有助于学校学术和科研水平的提高。为了保证这部分工作的顺利进行，现制定有关邀请短期专家的办事程序。
一、聘请原则
本着讲求实效、提高效益的原则，各学院要统筹规划邀请外国专家的工作。
由各学院按对外事处的通知组织申报，汇总本学院“我校聘请短期外国文教专家项目申报表”，按时交外事处。由外事处提交学校专家组评审，确定申报教育部重点项目、学校重点项目和自筹经费项目。
二、邀请手续
各类项目聘请短期外国专家（包括未报计划自筹经费聘请的专家），均须按以下规定办理邀请手续。
1、一般专家
（1）正式上报：在专家来访日期决定后，由项目负责人或学院外事秘书提前二个月告知外事处交流办，由外事处领导审核、学校审批；
（2）审批时间：2天
（3）批件：由外事处交流办代表学校签发“被授权单位签证通知表”；
（4）邀请：邀请人将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀方，由对方持该表在中国驻所在国的使领馆办理入境手续。
2、副部级以上及前政要人士的专家
（1）正式上报：在专家来访日期决定后，由项目负责人或学院外事秘书提前半年报外事处、校领导审核并报教育部；
（2）审批时间：2—3个月；
（3）批件：外事处收到教育部批件后，代表学校签发“被授权单位签证通知表”；
（4）邀请：邀请人将“被授权单位签证通知表”邮寄给受邀方，由对方持该表到中国驻所在国的使领馆办理入境手续。
三、签证的延长
来华专家由于工作还未结束或其他特殊原因，需要延长在华停留时间的，由学院向外事处交流办提交书面报告，并由学院负责人签字。具体规定如下：
1、持访问签证入境的外专和其家属，可延长一个月。
2、办事程序：
（1）所需材料：专家及家属照片各1张，外事处交流办向市公安局开具证明；
（2）受理单位：杭州市公安局出入境管理处。
四、注意事项
1、填表注意事项：“我校聘请短期外国文教专家项目申报表”中每项都要求用计算机认真填写；
2、我校在“被授权单位签证通知表”上签发的“在华停留时间”根据邀请人的具体要求填写，各使领馆有最后审批权，邀请人应提示受邀方特别关注使领馆的最后批准的停留时间。
3、未报计划由学院自筹经费聘请短期专家的邀请手续同上。
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